Vraag niet ‚Wat kost een boekhouder of accountant?’, maar vraag ‘Wat kost het als ik er geen heb?’.
Karine De Hondt • 3 december 2023
Boekhouden is niet moeilijk!
Ik las laatst op een website ‘boekhouden is niet moeilijk’. Daar gingen mijn tenen toch weer eens van krullen! Natuurlijk is het niet moeilijk het 37ste tankbonnetje in te geven, maar er zijn best wel wat andere taken waar je je lelijk aan kan mispakken. En daar wordt alleen de belastingcontroleur vrolijk van.
Ik geef een paar voorbeeldjes:
- BTWeetjes: Je hebt van je bijberoep je hoofdberoep gemaakt, maar wist je dat je daardoor niet automatisch BTW-plichtig wordt? Je doet geen aangiftes, maar rekent wel BTW aan of je koopt iets in het buitenland en betaalt geen BTW. Je leverancier verlegt die BTW, maar jij moet wel zelf een speciale aangifte doen.
- Tegenwoordig schakelen veel zelfstandigen een virtuele assistent in. Goed idee, maar wist je dat die niet zomaar alles mag? Je V.A. mag bv. wel betalingen opvolgen of uitvoeren, maar geen bankuittreksels in je boekhoudpakket ingeven.
- Ieder jaar moet je een klantenlisting opmaken en doorsturen. Dat weten vele ondernemers niet. Ik zag hier al een boete van zo’n € 3.000 voorbijkomen.
- Soms wordt over het hoofd gezien dat een kasboek en een dagontvangstenboek niet hetzelfde zijn. Naargelang je werking heb je het ene, soms het andere en soms beide nodig. Ik werk graag met Dexxter, software voor mijn zelfboekers. Daarmee kan je gemakkelijk in orde zijn.
Het kan dus al snel fout gaan, wat je veel geld kan kosten. En precies daarvoor werd de accountant uitgevonden! Die kent de belastingregelgeving en alle wettelijke vereisten. Die zorgt ervoor dat je boekhouding voldoet aan alle geldende voorschriften en schoolt zich (verplicht) permanent bij.
Je accountant is getraind om financiële gegevens te analyseren, te interpreteren en te presenteren op een begrijpelijke manier en geeft je zo waardevolle inzichten en tips i.v.m. de financiële gezondheid van je bedrijf.
En geef toe, je had liever dat doelpunt van de Rode Duivels niet gemist toen je druk bezig was ’s avonds nog op te zoeken of je nieuwe gsm een kost of een investering is. Of je had een offerte kunnen schrijven voor een potentieel nieuwe klant, geschreven op die laptop die je niet hebt afgeschreven, omdat je niet wist hoe dat moet.
Er zijn natuurlijk ook wat voordelen aan zelf boeken. Mits je weet waarmee je bezig bent, kan je wat besparen. Je blijft ook zeer betrokken bij je financiële gegevens. Maar dat is dus wel op voorwaarde dat je weet wat je doet, want zodra je accountant of boekhouder fouten moet gaan rechttrekken, is de besparing alweer weg. En mocht dat eerst gebeuren, omdat de belastingcontroleur je op fouten gewezen heeft, kan het nog een pak duurder zijn.
Misschien mis je ook wat kansen door mogelijkheden die je niet kende. Ik denk aan auteursrechten, optimalisatie van inkomsten, winsten en bijbehorende sociale bijdragen, een pensioenspaarplan, inbreng van nutsvoorzieningen, …
Wil je toch graag zelf wat in handen houden, bespreek dat dan met je boekhouder of accountant. Laat je adviseren als je een nieuwe auto koopt en voer het 37ste tankbonnetje gerust zelf in. Vraag ook even om bevestiging voor je dat gouden fabeltje op Instagram gelooft.
Uiteindelijk bepaal jij hoeveel controle je zelf in handen houdt.
Als je de opvolging van je boekhouding niet aan je accountant wil overlaten, hou hem of haar dan als adviseur achter de hand. In dit geval hou je je boekhouding gedisciplineerd bij en kijk je zelf toe op deadlines en verplichtingen. Je bent je bewust van de vereiste tijd en kennis, evenals de potentiële risico’s bij belastingcontroles en plant af en toe een gesprek met je accountant in als je vragen hebt.
Ben jij een zelfboeker en wil je graag een mogelijke samenwerking bespreken, contacteer mij dan vrijblijvend.
Een onderneming met een jaarlijkse omzet die de € 25.000,- niet overschrijdt, is een kleine onderneming. Zo’n onderneming kan desgewenst ‘genieten’ van een btw-vrijstelling. Waarom schrijf ik ‘genieten’? Omdat die regeling een aantal kostenbesparende voordelen heeft, zoals geen periodieke btw-aangiften indienen. Je onderneming moet dan geen btw aanrekenen aan klanten, maar mag omgekeerd natuurlijk ook geen btw voor aankopen aftrekken. Tot eind 2024 kon je de overstap naar deze vrijstelling enkel op 1 januari en 1 juli aanvragen. Sinds 2025 hoef je niet meer te beslissen aan het begin van het jaar of een half jaar wachten om te kunnen overstappen. Voortaan kan je dat in ieder kwartaal van het jaar volgend op het kalenderjaar waarin de omzet van € 25.000,- niet overschreden werd. De kennisgeving van de overstap moet wel uiterlijk een halve maand voor het nieuwe kwartaal (dus op 15 maart, 15 juni, 15 september of 15 december) gedaan worden. Je doet de kennisgeving via MyMinfin, toespassing e604. #boekhouding #kleineonderneming #btw #btwvrijstelling #accountant #MyMinfin #FinaSense
Stroom is niet goedkoop, dat is geen nieuws, dus een tegemoetkoming van de werkgever is altijd welkom. Alleen bleek dat voor de fiscus een ingewikkeld verhaal. Vroeger moest een werkgever de reële laadkosten aantonen, wat natuurlijk vaak voor hoofdpijn zorgde. Vanaf 1 april 2025 wordt het beduidend eenvoudiger en mag je werkgever in Vlaanderen tot 31,94 eurocent per kWh vergoeden. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 35,84 en in Wallonië 36,17. (De fiscus spreekt van een addendum om op een simpele manier telkens weer aanpassingen te kunnen maken, maar daar is voorlopig nog geen spoor van te vinden.) Sommige bedrijven hanteren een eigen systeem of hebben zelf een bedrag bepaald, het is echter wel belangrijk om niet hoger te gaan dan het bovengenoemde bedrag om geen problemen te krijgen met de FOD Financiën of de RSZ. Is dat wel het geval, dan riskeer je een herkwalificatie als loon en moeten daar belastingen en sociale bijdragen op betaald worden.
Je gaat er weliswaar niet rijk van worden en ik vrees dat je werknemer voor het forfait van de nachtvergoeding onder een brug moet slapen, maar goed, ik maak de regels niet, ik deel ze alleen mee. Dus: don't shoot the messenger! Als je wel eens een klant bezoekt, een opleiding buitenshuis volgt, … kortom, als je wel eens een dienstverplaatsing maakt, dan kan je vennootschap je daarvoor een vergoeding uitkeren. Een dagvergoeding kan uitgekeerd worden als je minstens zes uren weggeweest bent. Het totaal dus van de verplaatsingstijd, middagpauze en de tijd bij je klant. De vergoeding dient in principe om je kosten voor een middagmaal te dekken, sinds 1/03/2025 maximaal € 21,22 per dag . De vergoeding is dan volledig aftrekbaar voor de vennootschap en je wordt er niet op belast. Je moet ze wel vermelden op de fiscale fiche 281.20 (rubriek 20). Ben je beroepsmatig bijna dagelijks op de baan, dan kan je maximaal 16 keer per maand zo’n vergoeding krijgen. Dat is dus € 339,52 per maand . Bij een maandforfait hoef je wel niet meer aan te tonen dat je verplaatsingen langer dan zes uren duren. Moet je wel eens overnachten ? Als dat binnen België is, kan je vennootschap ofwel de hotelfactuur overnemen, ofwel eveneens een forfaitaire vergoeding van maximaal € 159,17 uitbetalen. Ook je medewerker kan zo’n vergoedingen krijgen, maar de RSZ gaat niet akkoord met de forfaits van de fiscus. Hier gelden dus andere tarieven: dagvergoeding € 17,00 en nachtvergoeding € 35,00 (voor avondmaal, logies en ontbijt). Voor je medewerker neem je dus beter de hotelfactuur over dan hem een nachtvergoeding uit te keren. Vermeld de vergoedingen op fiscale fiche 281.10 (rubriek 27a). Ben je in een kalenderjaar 40 dagen of meer op een specifieke plaats (een klant bv.), dan is dat voor de fiscus een vaste plaats van tewerkstelling. Hier kan je dan geen dagvergoeding voor uitkeren. Je combineert een dagvergoeding ook best niet met een maaltijdcheque, want dat moet verrekend worden met het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque. Andere kosten zoals een taxi of een parkeerticketje mogen apart terugbetaald worden. #updatedagvergoeding #dagvergoeding #updatenachtvergoeding #nachtvergoeding #boekhouding #belgie