Peppol - al wat je moet weten
Of beter: al wat je allang had moeten weten!
PEPPOL - WAT IS DAT?
In een notendop:
Wat is Peppol?
een internationaal, beveiligd netwerk dat gebruikt wordt om gestandaardiseerde elektronische documenten uit te wisselen op een veilige, efficiënte en gestructureerde manier.
Voor wie?
voor zelfstandigen, vrije beroepen, handelaars, ambachtslui, KMO’s, grote bedrijven, BTW-plichtige VZW’s. Kortom iedereen die B2B facturen uitschrijft.
Voor wie niet of wanneer niet?
voor facturen aan particulieren, voor niet BTW-plichtige bedrijven, (voorlopig) voor internationale communicatie
Vanaf wanneer?
Verplicht vanaf 1 januari 2026. Aanbevolen wordt een overgangsperiode in acht te nemen en dus al vanaf september te starten.
Lever je enkel aan particulieren? Dan heb je geen Peppol-verplichting voor je uitgaande facturen, maar je moet wel in staat zijn de facturen van je leveranciers te ontvangen. Je komt dus onder de overstap naar een Peppol-oplossing niet uit!
PEPPOL - DE BOETES
Waarom onmiddellijk aan het begin van dit blog-artikel zo agressief beginnen met boetes?
Wel, omdat je zou denken dat ondertussen iedere ondernemer in Vlaanderen begrepen heeft dat hij Peppol-conform moet factureren vanaf 1/1/2026… Maar ik merk dat er toch nog altijd ondernemers zijn die geen haast schijnen te hebben en daarom dacht ik, ik steek maar gelijk van wal met de boetes.
Het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025, dat de technische vereisten voor de Peppol-implementatie definieert, legt namelijk ook boetes vast om ondernemers duidelijk te maken dat deze verplichting ernstig te nemen is, om je ‘aan te moedigen’, zeg maar. De eerste sancties mag je verwachten vanaf maart 2026.
Op het ‘wat moet ik doen’ kom ik later (nog eens) terug.
Ongeacht het excuus dat je denkt te hebben:
- een eerste overtreding kost 1.500 euro
- een tweede overtreding 3.000 euro en
- iedere volgende overtreding 5.000 euro.
Tussen twee vaststellingen krijg je drie maanden tijd om vooralsnog in orde te geraken.
Vergeet daarbij niet dat er ook nog boetes blijven gelden voor het niet uitreiken van een factuur of voor het opmaken van een onvolledige of onregelmatige factuur.
Stel je dus voor:
Bij de eerste overtreding riskeer je een boete van € 1.500. In de (maximaal) drie maanden daaropvolgend riskeer je boetes voor alle facturen die je dus niet Peppol-conform uitschrijft. Je bent allicht niet de enige ondernemer die er zijn voeten aan geveegd heeft, dus het risico bestaat dus dat je na drie maanden nog niet klaar geraakt bent en dus alweer een boete krijgt. Deze keer een van € 3.000.
Geen thema dus om even te laten liggen tot de kerstvakantie.
PEPPOL – IS DAT VOOR ALLE B2B?
Wel… niet helemaal…
Wanneer moet een factuur via Peppol?
- De factuur komt van een in België gevestigde BTW-plichtige. Dus geen verplichting bij bv. een gemengd BTW-plichtige die een vrijgestelde transactie doet.
- De ontvanger van de factuur moet ook in België gevestigd en btw-plichtig zijn. Dus geen facturen aan particulieren, ook niet aan buitenlandse bedrijven. PDF of zelfs papier volstaan dan nog altijd.
- De
levering van goederen of diensten vindt plaats
in België.
(uitzondering voor bepaalde vrijgestelde handelingen o.b.v. art. 44 van het BTW-wetboek en intracommunautaire leveringen)
PEPPOL – GEVOLGEN/GEVAREN
Behalve de boetes voor overtreding, zijn er dus ook de reeds bestaande boetes voor het niet uitreiken van een factuur of voor het opmaken van een onvolledige of onregelmatige factuur.
Daarenboven is er het thema ‘BTW-aftrek’. Het KB vermeldt het weliswaar niet expliciet, maar er zijn natuurlijk wel nog de basisregels die bepalen of je recht hebt op btw-aftrek. Daarvoor moet de ontvanger namelijk een correcte factuur ontvangen hebben.
Gezien een factuur die niet als elektronische factuur over het Peppol-netwerk gestuurd werd per definitie geen correcte factuur is, wordt de btw-aftrek vermoedelijk geweigerd.
Het is dus in jouw interesse erop te letten dat je leverancier zijn facturen in het correcte formaat over Peppol stuurt!
Verdere gevolgen zijn eerder van commerciële aard. Je kan je professionele klanten niet factureren, lijdt imagoschade en verliest daardoor allicht opdrachten en klanten.
PEPPOL – AFRONDING BTW
Het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025 over de technische vereisten voor het gebruik van het Peppol-netwerk voorziet ook een wijziging van de afrondingsregels voor BTW.
Op gestructureerde elektronische facturen mag je niet meer lijn per lijn afronden, maar enkel nog het totaalbedrag van de BTW.
(In principe geldt dat dan niet voor de papieren facturen of facturen aan consumenten, etc.)
PEPPOL – SOFTWARE
Vaak hebben ondernemers zelf een boekhoudpakket, waarmee ze zelf (een deel) boeken. Die pakketten zijn in de regel wel klaar voor Peppol. Heb je een (Belgisch) boekhoudpakket, vraag dan bij je leverancier na of je klaar bent voor de nieuwe elektronische facturatie.
Geen boekhoudpakket? No problemo. Er is ook een aanbod van andere software, specifiek voor het opmaken en ontvangen van Peppol-facturen.
Klanten voor wie de informatie relevant is, hebben eerder al informatie gekregen over Billtobox en op een LinkedIn-post werd ik op e-invoicing.be gewezen. Beide zijn zeer betaalbare oplossingen. Dus zeker de moeite waard om te bekijken!
Een uitgebreide lijst van softwareleveranciers en -oplossingen vind je op efactuur.belgium.be.
Geen garantie dat die compleet is, maar als startmiddel voor je zoektocht zeker bruikbaar.
PEPPOL – ONDERSTEUNING
Je hebt misschien al zitten zuchten bij de kosten die bij de implementatie van Peppol komen kijken. Het leven is al duur genoeg, nietwaar?
Gelukkig zijn er toch wat ondersteuningsmaatregelen voorzien.
- Vanaf 1 januari 2025 wordt de investeringsaftrek voor digitale investeringen verhoogd tot 20%.
- In de belastingjaren 2024 t.e.m. 2027 mogen kleine KMO’s en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor hun factureringspakketten.
Nog vragen?
Je kent de weg. Ik help je graag zoeken naar de juiste oplossing, maar laat het aub niet wachten tot december!
