Cadeaubonnen, hoe zit dat precies?
Karine De Hondt • 14 december 2023
Wat doe je als handelaar met een cadeaubon?
Verkoopsvoorwaarden
Eigenlijk is er niet zo heel veel bij wet geregeld rond cadeaubonnen. Ze worden beschouwd als een soort contract tussen de verkoper en zijn klant. Dat betekent dat jij als verkoper dus bepaalt wat de voorwaarden voor het gebruik van je cadeaubon zijn.
Zo kan je bv. bepalen dat je klant hem in een keer moet opkopen of dat hij niet in geld kan omgezet worden, waardoor je dus niet hoeft uit te betalen als hij niet in een keer wordt opgedaan. Als je niet wil dat je klant de cadeaubon (of het restbedrag ervan) kan doorgeven, moet je natuurlijk zorgen dat je zijn/haar gegevens registreert.
Je kan de bon ook laten vervallen. Als je niks vermeldt, geldt de wettelijke vervaltermijn voor contractuele verbintenissen, 10 jaar dus, maar je kan zelf bepalen dat je bon maar 1 of 2 jaren geldig blijft. Dat betekent weliswaar niet dat je hem daarna niet meer mag innen, het betekent wel dat je het mag weigeren. Als je trouwste klant voor je staat met een vervallen cadeaubon, kijk je allicht graag door de vingers.
Je zou ook kunnen afdwingen dat je klant er enkel ontbijtgranen mee kan kopen of net niet. Misschien wil je niet dat hij gebruikt wordt tijdens de solden. Jij bepaalt waarvoor of wanneer hij dient of niet dient.
Hoe doe je dat? Heel eenvoudig. Je moet je klant voor de aankoop van de verkoopsvoorwaarden op de hoogte stellen, net zoals je dat met een contract zou doen. De eenvoudigste manier is uiteraard gewoon alle info op de bon zelf te plaatsen.
Er zijn ook geen vormbepalingen. In theorie kan je gewoon een tegoedbonnetje schrijven op een stukje boterhampapier, maar dat raad ik niet onmiddellijk aan. Best is dat je probeert misbruiken te voorkomen en commercieel gezien is het ook wel een goed idee er een aantrekkelijk gegeven van te maken. Enkele tips dus…
- Wie geeft de bon uit? Vermeld in welke winkel hij kan gebruikt worden en wat het bedrag ervan is. Zet er eventueel nog een stempel of handtekening op.
- Een mooie voorgedrukte, in te vullen bon, misschien zelfs met een omslag erbij, verkoopt vlot en biedt je toch wat bescherming tegen namaken.
- Plaats de verkoops- en gebruiksvoorwaarden op de bon (welke producten, welke periode, vervaldatum, …).
- Nummer best je cadeaubonnen en houd ze in een register bij. Zo houd je zicht op de bonnen die je hebt uitgegeven en weet je wanneer ze vervallen, ingewisseld werden, …
Hoe gaat de verwerking van een cadeaubon in je boekhouding?
Er zijn twee types cadeaubon: die voor enkelvoudig en die voor meervoudig gebruik. Pardon?
De cadeaubon voor enkelvoudig gebruik is de cadeaubon die met zekerheid dient voor producten waarop een enkel btw-tarief geldt. In een kledingwinkel bv. kan je weten dat het btw-tarief op de nog te kopen producten 21% zal zijn. Maar in de boekenwinkel koopt je klant misschien boeken (6%) en wat CD’s (21%). Dat weet je niet op het moment dat je de cadeaubon uitgeeft. In dit geval spreken we van een cadeaubon voor meervoudig gebruik.
Enkelvoudig gebruik
Je geeft de bon in als een verkoop (schrijft hem dus ook in het dagontvangstenboek in) en rekent het toepasselijk btw-tarief aan. Komt er later iemand de bon inruilen, dan moet je er verder in je boekhouding niets meer mee doen, want de bon en de btw waren al verwerkt.
Mocht je klant om een factuur vragen voor de cadeaubon, dan moet de btw uiteraard ook op de factuur vermeld worden.
Meervoudig gebruik
Je kan moeilijk de btw aan- of afrekenen als je het toepasselijke btw-tarief nog niet kent. In dit geval kan je de btw dus pas gaan verwerken op het moment dat de cadeaubon gebruikt wordt. Pas dan schrijf je hem in het dagontvangstenboek in.
Een factuur voor dit type cadeaubon bevat dus geen btw. Je registreert het nummer van de bon en vermeldt: ‘Overdracht van titels die een geldwaarde vertegenwoordigen – handeling buiten het toepassingsgebied van de btw’.
Niet btw-plichtig of vrijgesteld?
Dan is het simpel! Je hoeft dus geen rekening te houden met btw. Je neemt dus gewoon rechtstreeks iedere cadeaubon op in je boekhouding op het moment dat je hem verkoopt. Wanneer hij later wordt ingeruild hoef je niks meer te doen.
De cadeaubon wordt niet ingewisseld
Een cadeaubon voor enkelvoudig gebruik wordt in de boekhouding opgenomen op het moment dat hij verkocht werd. Boekhoudkundig gezien wordt hij op dat moment ook beschouwd als verbruikt. Je draagt de btw dus ook bij de eerstvolgende btw-afrekening af aan de overheid. Als de bon vervalt, kan je de btw niet terugvragen, tenzij je de bon aan je klant zou terugbetaald hebben.
Cadeaubonnen voor meervoudig gebruik daarentegen zijn nog niet in je boekhouding opgenomen en de btw dus ook nog niet afgedragen. Pas bij gebruik ken je de verschuldigde btw. Wordt de bon niet gebruikt, dan vindt er dus ook geen verkoop plaats. Geen verkoop is geen btw. Gezien er nooit btw geïnd is, kan je hem dus ook niet terugvorderen.
Kortom, de redenen zijn weliswaar verschillend, maar je kan voor ongebruikte cadeaubonnen nooit btw terugvorderen.
Hopelijk is de hele mist rond cadeaubonnen hiermee opgetrokken. Lees je graag nog meer van die opgeklaarde thema's? Volg dan zeker onze blog. Je vindt me ook op LinkedIn, Instagram en Facebook.
Mijn kerstcadeautje is graag een klik op die 'volg mij'-knop!
De regering heeft dit jaar een stempel gedrukt op Pasen. Het zogenaamde paasakkoord draait namelijk niet enkel om het pensioenstelsel, er zitten ook nog wat andere dingen in, zoals (alweer) het thema auto. Vanaf 01.01.2026 zouden hybrides met een CO2-uitstoot tot 50 g/km voor 100% aftrekbaar zijn en tot 75% aftrekbaar als de uitstoot maximaal 75 g/km bedraagt. Dat zou gelden voor alle hybrides aangeschaft of besteld sinds 01.07.2023. Vanaf 2027 zou het aftrekbaar percentage naar 95% gaan, tenzij je auto nog besteld is in de periode 01.07.2023 – 31.12.2026. Dan blijft het tarief 100% (of 75%) voor de hele (overige) gebruiksduur. Oudere hybride = oude regels (besteld voor 01.07.2023 en na 2017). Aftrekpercentage is dan 120% - (0,5 x coëfficiënt type brandstof x aantal gram CO2). De coëfficiënten: voor diesel = 1; voor benzine/LPG = 0,95; voor CNG 12 pk = 0,90. Deze regel blijft gelden zolang de auto in bezit is, dus geen verlaging vanaf 01.01.2026. Daarnaast bedraagt de minimum aftrekbaarheid 50% en maximum 100%, tenzij de CO2- uitstoot 200 gram/km of meer bedraagt, dan geldt max. 40% aftrekbaar. Even opfrissen wat de huidige regels zijn… Voor hybrides besteld sinds 01.07.2023 is de fiscale aftrek voor auto’s met verbrandingsmotor begrensd tot 75% in 2025, 50% in 2026 en 25% in 2027. Vanaf 2028 helemaal niet meer aftrekbaar. Dat zou dus veranderen. Ik schrijf ‘zou’, want het is nog even wachten tot de publicatie in het Belgisch Staatsblad om zeker te zijn.
Een onderneming met een jaarlijkse omzet die de € 25.000,- niet overschrijdt, is een kleine onderneming. Zo’n onderneming kan desgewenst ‘genieten’ van een btw-vrijstelling. Waarom schrijf ik ‘genieten’? Omdat die regeling een aantal kostenbesparende voordelen heeft, zoals geen periodieke btw-aangiften indienen. Je onderneming moet dan geen btw aanrekenen aan klanten, maar mag omgekeerd natuurlijk ook geen btw voor aankopen aftrekken. Tot eind 2024 kon je de overstap naar deze vrijstelling enkel op 1 januari en 1 juli aanvragen. Sinds 2025 hoef je niet meer te beslissen aan het begin van het jaar of een half jaar wachten om te kunnen overstappen. Voortaan kan je dat in ieder kwartaal van het jaar volgend op het kalenderjaar waarin de omzet van € 25.000,- niet overschreden werd. De kennisgeving van de overstap moet wel uiterlijk een halve maand voor het nieuwe kwartaal (dus op 15 maart, 15 juni, 15 september of 15 december) gedaan worden. Je doet de kennisgeving via MyMinfin, toespassing e604. #boekhouding #kleineonderneming #btw #btwvrijstelling #accountant #MyMinfin #FinaSense
Stroom is niet goedkoop, dat is geen nieuws, dus een tegemoetkoming van de werkgever is altijd welkom. Alleen bleek dat voor de fiscus een ingewikkeld verhaal. Vroeger moest een werkgever de reële laadkosten aantonen, wat natuurlijk vaak voor hoofdpijn zorgde. Vanaf 1 april 2025 wordt het beduidend eenvoudiger en mag je werkgever in Vlaanderen tot 31,94 eurocent per kWh vergoeden. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 35,84 en in Wallonië 36,17. (De fiscus spreekt van een addendum om op een simpele manier telkens weer aanpassingen te kunnen maken, maar daar is voorlopig nog geen spoor van te vinden.) Sommige bedrijven hanteren een eigen systeem of hebben zelf een bedrag bepaald, het is echter wel belangrijk om niet hoger te gaan dan het bovengenoemde bedrag om geen problemen te krijgen met de FOD Financiën of de RSZ. Is dat wel het geval, dan riskeer je een herkwalificatie als loon en moeten daar belastingen en sociale bijdragen op betaald worden.