E-Invoicing in België
Karine De Hondt • 20 juli 2023
Overzicht van deadlines en betrokken partijen.
Met de opkomst van digitale technologieën en de voortdurende digitalisering van bedrijfsprocessen wordt elektronische facturatie, oftewel e-invoicing, steeds meer de norm in België. In dit blogartikel zullen we de belangrijkste deadlines en betrokken partijen bij e-invoicing in België bespreken. Laten we eens kijken naar de stappen die worden genomen om de overgang naar e-invoicing te bevorderen en de voordelen die het met zich meebrengt.
Overheidsinitiatieven voor e-invoicing
De Belgische overheid heeft verschillende initiatieven genomen om e-invoicing te stimuleren en de aanvaarding ervan te versnellen. Hier zijn enkele belangrijke maatregelen:
a. Verplichting voor de overheid: Sinds 01/04/2019 moeten leveranciers die aan de Belgische federale overheid factureren, dit doen via e-invoicing.
b. Europese richtlijnen: België heeft ook Europese richtlijnen geïmplementeerd, zoals de Europese richtlijn 2014/55/EU, die e-invoicing bevordert voor overheidsopdrachten. Deze richtlijn stelt gemeenschappelijke standaarden vast voor elektronische facturatie in de publieke sector.
Deadlines voor e-invoicing in België
a. B2G (Business-to-Government): Voor leveranciers die aan de Belgische overheid factureren, is e-invoicing verplicht sinds 1 april 2019. Dit geldt zowel voor federale diensten als regionale en lokale overheden.
b. B2B (Business-to-Business): Hoewel e-invoicing momenteel nog niet verplicht is in de B2B-sector, zijn er deadlines vastgesteld voor de gefaseerde invoering van e-invoicing tussen bedrijven. Deze deadlines worden bepaald door de grootte van de bedrijven:
Grote ondernemingen
(met omzet > 9.000.000 euro in 2023): -> Vanaf 1 juli 2024
Kleine en middelgrote ondernemingen
(met omzet > 700.000 euro in 2023 of 2024): -> Vanaf 1 januari 2025
Alle andere BTW plichtingen
(behalve BTW vrijstelling KO en forfait landbouwers) -> vanaf 01/07/2025
Geen uitzonderingen meer vanaf 01/01/2028
-> vanaf dan zijn andere facturatiemethodes verboden. PDF en facturen op papier versturen mag dan niet meer. De standaard wordt UBL.
Bovendien moeten BTW belastingplichten vanaf 01/01/2024 in staat zijn om de elektronische facturen te ontvangen.
U kan dus niet meer weigeren om deze in elektronische vorm te ontvangen.
Betrokken partijen bij e-invoicing
Bij e-invoicing zijn verschillende partijen betrokken die een rol spelen bij het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Hier zijn de belangrijkste partijen:
a. Leveranciers: Dit zijn de bedrijven of individuen die goederen of diensten leveren en de facturen opstellen. Ze moeten ervoor zorgen dat hun facturatieprocessen voldoen aan de vereisten voor e-invoicing.
b. Klanten: De klanten zijn de ontvangers van de elektronische facturen. Ze moeten ervoor zorgen dat ze een systeem hebben om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken.
c. E-invoicing service providers: Deze dienstverleners bieden technologische oplossingen en platforms voor het verzenden, ontvangen en verwerken van e-invoices. Ze zorgen ervoor dat de facturen voldoen aan de wettelijke vereisten en worden omgezet naar het juiste formaat.
d. Belgische overheid: De Belgische overheid speelt een belangrijke rol bij het stimuleren en reguleren van e-invoicing, met name in de B2G-sector. Ze stellen richtlijnen en regelgeving vast om de adoptie van e-invoicing te bevorderen.
Voordelen van e-invoicing
E-invoicing biedt verschillende voordelen voor zowel bedrijven als de overheid, zoals:
Kostenefficiëntie: E-invoicing vermindert de kosten en het papierwerk die gepaard gaan met het verwerken van fysieke facturen.
Tijdsbesparing: Elektronische facturen kunnen sneller worden verzonden, ontvangen en verwerkt, waardoor de doorlooptijd wordt verkort.
Nauwkeurigheid: E-invoicing vermindert het risico op menselijke fouten die kunnen optreden bij handmatige facturatieprocessen.
Milieuvriendelijkheid: Door de overgang naar elektronische facturatie wordt papierverbruik verminderd, wat gunstig is voor het milieu.
Conclusie
E-invoicing neemt gestaag toe in België, zowel in de overheidssector als in de zakelijke sector. Met de verplichting voor leveranciers die aan de overheid factureren en de gefaseerde invoering voor B2B-facturatie, wordt de overgang naar e-invoicing steeds meer een vereiste.
Het is essentieel voor bedrijven om op de hoogte te zijn van de deadlines en betrokken partijen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de e-invoicingvereisten en kunnen profiteren van de voordelen die dit digitale proces met zich meebrengt.
Een weetje: werkt u met het pakket van OkiOki? Vanaf het 4de kwartaal 2023 zal OkiOki een connectie hebben met het Peppol netwerk en bent u helemaal klaar om tijdig e-invoices te ontvangen.
Al eens van de AI Act gehoord? Al eens een beeld gezien waarbij je toch ging twijfelen of het nu echt is of niet? Deepfake, dat heb je wel eens zien opduiken in het nieuws. Sinds 1 augustus 2024 is er de AI Act, die gefaseerd verplichtingen rond AI invoert. Vandaag, 2 augustus 2026, is de start van de transparantieverplichting voor aanbieders en gebruikers. Om het simpel te houden: de EU wil dat gebruikers beter geïnformeerd zijn en dat ze meer vertrouwen in AI-systemen krijgen. (Dat laatste snap ik wel niet helemaal, want tegelijkertijd wordt er overal gewaarschuwd om voorzichtig en kritisch te zijn.) Allereerst, wat zijn aanbieders van AI-systemen? Ik hoor je denken, ik programmeer toch geen AI-ding, maar misschien gebruik je wel een chatbot op je website. Dan ben je dus een aanbieder. Wat is een gebruiksverantwoordelijke? Iedereen die een AI-systeem gebruikt om iets te creëren waaraan natuurlijke personen op een of andere manier worden blootgesteld. Gezichtsherkenning of irisscans, maar ook gewoon foto’s of tekst, verder deepfake-video’s, etc. Wat zijn je verplichtingen? Het moet voor de natuurlijke persoon die in contact komt met je “AI-product” duidelijk zijn dat het om zo’n product gaat, ten laatste op het moment van de eerste interactie of blootstelling. Hoe doe je dat? Daar bestaan geen specifieke regels voor. Je kan bv. onder de foto “beeld gegenereerd met AI” schrijven, maar je kan net zo goed een pictogram in het beeld zelve opnemen. Aangeraden wordt dat laatste. Zo wordt je beeld nooit verspreid zonder de vermelding. Wanneer moet je een label plaatsen? De vuistregel is eigenlijk dat je een label plaatst als de gebruiker / kijker / lezer zou kunnen denken dat het beeld, de video of de tekst ‘echt’ zou kunnen zijn. Let wel: enkel als je ook effectief AI gebruikt hebt. Als je een foto bewerkt hebt met Photoshop (zonder de AI-functie), dan gaat het niet om een AI-product. (Je begeeft je dan misschien in ander woelig water, maar daarover gaat de AI Act niet.)
Sinds 1 januari 2026 voert België een meerwaardebelasting in op financiële activa. Het wetsontwerp daartoe werd op 3 april 2026 in de Kamer goedgekeurd.
Hou je vast! Deze is net iets meer dan een verandering van rekeningnummer...