E-Invoicing in België
Karine De Hondt • 20 juli 2023
Overzicht van deadlines en betrokken partijen.
Met de opkomst van digitale technologieën en de voortdurende digitalisering van bedrijfsprocessen wordt elektronische facturatie, oftewel e-invoicing, steeds meer de norm in België. In dit blogartikel zullen we de belangrijkste deadlines en betrokken partijen bij e-invoicing in België bespreken. Laten we eens kijken naar de stappen die worden genomen om de overgang naar e-invoicing te bevorderen en de voordelen die het met zich meebrengt.
Overheidsinitiatieven voor e-invoicing
De Belgische overheid heeft verschillende initiatieven genomen om e-invoicing te stimuleren en de aanvaarding ervan te versnellen. Hier zijn enkele belangrijke maatregelen:
a. Verplichting voor de overheid: Sinds 01/04/2019 moeten leveranciers die aan de Belgische federale overheid factureren, dit doen via e-invoicing.
b. Europese richtlijnen: België heeft ook Europese richtlijnen geïmplementeerd, zoals de Europese richtlijn 2014/55/EU, die e-invoicing bevordert voor overheidsopdrachten. Deze richtlijn stelt gemeenschappelijke standaarden vast voor elektronische facturatie in de publieke sector.
Deadlines voor e-invoicing in België
a. B2G (Business-to-Government): Voor leveranciers die aan de Belgische overheid factureren, is e-invoicing verplicht sinds 1 april 2019. Dit geldt zowel voor federale diensten als regionale en lokale overheden.
b. B2B (Business-to-Business): Hoewel e-invoicing momenteel nog niet verplicht is in de B2B-sector, zijn er deadlines vastgesteld voor de gefaseerde invoering van e-invoicing tussen bedrijven. Deze deadlines worden bepaald door de grootte van de bedrijven:
Grote ondernemingen
(met omzet > 9.000.000 euro in 2023): -> Vanaf 1 juli 2024
Kleine en middelgrote ondernemingen
(met omzet > 700.000 euro in 2023 of 2024): -> Vanaf 1 januari 2025
Alle andere BTW plichtingen
(behalve BTW vrijstelling KO en forfait landbouwers) -> vanaf 01/07/2025
Geen uitzonderingen meer vanaf 01/01/2028
-> vanaf dan zijn andere facturatiemethodes verboden. PDF en facturen op papier versturen mag dan niet meer. De standaard wordt UBL.
Bovendien moeten BTW belastingplichten vanaf 01/01/2024 in staat zijn om de elektronische facturen te ontvangen.
U kan dus niet meer weigeren om deze in elektronische vorm te ontvangen.
Betrokken partijen bij e-invoicing
Bij e-invoicing zijn verschillende partijen betrokken die een rol spelen bij het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Hier zijn de belangrijkste partijen:
a. Leveranciers: Dit zijn de bedrijven of individuen die goederen of diensten leveren en de facturen opstellen. Ze moeten ervoor zorgen dat hun facturatieprocessen voldoen aan de vereisten voor e-invoicing.
b. Klanten: De klanten zijn de ontvangers van de elektronische facturen. Ze moeten ervoor zorgen dat ze een systeem hebben om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken.
c. E-invoicing service providers: Deze dienstverleners bieden technologische oplossingen en platforms voor het verzenden, ontvangen en verwerken van e-invoices. Ze zorgen ervoor dat de facturen voldoen aan de wettelijke vereisten en worden omgezet naar het juiste formaat.
d. Belgische overheid: De Belgische overheid speelt een belangrijke rol bij het stimuleren en reguleren van e-invoicing, met name in de B2G-sector. Ze stellen richtlijnen en regelgeving vast om de adoptie van e-invoicing te bevorderen.
Voordelen van e-invoicing
E-invoicing biedt verschillende voordelen voor zowel bedrijven als de overheid, zoals:
Kostenefficiëntie: E-invoicing vermindert de kosten en het papierwerk die gepaard gaan met het verwerken van fysieke facturen.
Tijdsbesparing: Elektronische facturen kunnen sneller worden verzonden, ontvangen en verwerkt, waardoor de doorlooptijd wordt verkort.
Nauwkeurigheid: E-invoicing vermindert het risico op menselijke fouten die kunnen optreden bij handmatige facturatieprocessen.
Milieuvriendelijkheid: Door de overgang naar elektronische facturatie wordt papierverbruik verminderd, wat gunstig is voor het milieu.
Conclusie
E-invoicing neemt gestaag toe in België, zowel in de overheidssector als in de zakelijke sector. Met de verplichting voor leveranciers die aan de overheid factureren en de gefaseerde invoering voor B2B-facturatie, wordt de overgang naar e-invoicing steeds meer een vereiste.
Het is essentieel voor bedrijven om op de hoogte te zijn van de deadlines en betrokken partijen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de e-invoicingvereisten en kunnen profiteren van de voordelen die dit digitale proces met zich meebrengt.
Een weetje: werkt u met het pakket van OkiOki? Vanaf het 4de kwartaal 2023 zal OkiOki een connectie hebben met het Peppol netwerk en bent u helemaal klaar om tijdig e-invoices te ontvangen.
De regering heeft dit jaar een stempel gedrukt op Pasen. Het zogenaamde paasakkoord draait namelijk niet enkel om het pensioenstelsel, er zitten ook nog wat andere dingen in, zoals (alweer) het thema auto. Vanaf 01.01.2026 zouden hybrides met een CO2-uitstoot tot 50 g/km voor 100% aftrekbaar zijn en tot 75% aftrekbaar als de uitstoot maximaal 75 g/km bedraagt. Dat zou gelden voor alle hybrides aangeschaft of besteld sinds 01.07.2023. Vanaf 2027 zou het aftrekbaar percentage naar 95% gaan, tenzij je auto nog besteld is in de periode 01.07.2023 – 31.12.2026. Dan blijft het tarief 100% (of 75%) voor de hele (overige) gebruiksduur. Oudere hybride = oude regels (besteld voor 01.07.2023 en na 2017). Aftrekpercentage is dan 120% - (0,5 x coëfficiënt type brandstof x aantal gram CO2). De coëfficiënten: voor diesel = 1; voor benzine/LPG = 0,95; voor CNG 12 pk = 0,90. Deze regel blijft gelden zolang de auto in bezit is, dus geen verlaging vanaf 01.01.2026. Daarnaast bedraagt de minimum aftrekbaarheid 50% en maximum 100%, tenzij de CO2- uitstoot 200 gram/km of meer bedraagt, dan geldt max. 40% aftrekbaar. Even opfrissen wat de huidige regels zijn… Voor hybrides besteld sinds 01.07.2023 is de fiscale aftrek voor auto’s met verbrandingsmotor begrensd tot 75% in 2025, 50% in 2026 en 25% in 2027. Vanaf 2028 helemaal niet meer aftrekbaar. Dat zou dus veranderen. Ik schrijf ‘zou’, want het is nog even wachten tot de publicatie in het Belgisch Staatsblad om zeker te zijn.
Een onderneming met een jaarlijkse omzet die de € 25.000,- niet overschrijdt, is een kleine onderneming. Zo’n onderneming kan desgewenst ‘genieten’ van een btw-vrijstelling. Waarom schrijf ik ‘genieten’? Omdat die regeling een aantal kostenbesparende voordelen heeft, zoals geen periodieke btw-aangiften indienen. Je onderneming moet dan geen btw aanrekenen aan klanten, maar mag omgekeerd natuurlijk ook geen btw voor aankopen aftrekken. Tot eind 2024 kon je de overstap naar deze vrijstelling enkel op 1 januari en 1 juli aanvragen. Sinds 2025 hoef je niet meer te beslissen aan het begin van het jaar of een half jaar wachten om te kunnen overstappen. Voortaan kan je dat in ieder kwartaal van het jaar volgend op het kalenderjaar waarin de omzet van € 25.000,- niet overschreden werd. De kennisgeving van de overstap moet wel uiterlijk een halve maand voor het nieuwe kwartaal (dus op 15 maart, 15 juni, 15 september of 15 december) gedaan worden. Je doet de kennisgeving via MyMinfin, toespassing e604. #boekhouding #kleineonderneming #btw #btwvrijstelling #accountant #MyMinfin #FinaSense
Stroom is niet goedkoop, dat is geen nieuws, dus een tegemoetkoming van de werkgever is altijd welkom. Alleen bleek dat voor de fiscus een ingewikkeld verhaal. Vroeger moest een werkgever de reële laadkosten aantonen, wat natuurlijk vaak voor hoofdpijn zorgde. Vanaf 1 april 2025 wordt het beduidend eenvoudiger en mag je werkgever in Vlaanderen tot 31,94 eurocent per kWh vergoeden. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 35,84 en in Wallonië 36,17. (De fiscus spreekt van een addendum om op een simpele manier telkens weer aanpassingen te kunnen maken, maar daar is voorlopig nog geen spoor van te vinden.) Sommige bedrijven hanteren een eigen systeem of hebben zelf een bedrag bepaald, het is echter wel belangrijk om niet hoger te gaan dan het bovengenoemde bedrag om geen problemen te krijgen met de FOD Financiën of de RSZ. Is dat wel het geval, dan riskeer je een herkwalificatie als loon en moeten daar belastingen en sociale bijdragen op betaald worden.