Aftrekbare Beroepskosten in België
Karine De Hondt • 5 juli 2023
Een Gids voor Zakelijke Boekhouding
In een Belgische boekhouding zijn er verschillende beroepskosten die aftrekbaar kunnen zijn, op voorwaarde dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten en zakelijk worden gemaakt. Het is echter belangrijk op te merken dat fiscale regels voortdurend kunnen veranderen, dus het is altijd raadzaam om een professionele belastingadviseur of een boekhouder te raadplegen voor specifiek advies. Hier zijn enkele veelvoorkomende aftrekbare beroepskosten in België:
- Kantoor- en bedrijfsruimte: Huur- of leasekosten van kantoorruimte, onderhoudskosten, verzekeringen en afschrijvingen van bedrijfsmiddelen.
- Personeelskosten: Salarissen, sociale bijdragen, pensioenbijdragen en andere vergoedingen voor werknemers.
- Vervoer en reiskosten: Brandstofkosten, onderhoud van bedrijfsvoertuigen, openbaar vervoer, taxikosten en reiskosten voor zakelijke doeleinden.
- Communicatiekosten: Telefoon- en internetabonnementen, mobiele telefoonkosten en post- en verzendkosten.
- Marketing- en advertentiekosten: Kosten voor reclamecampagnes, drukwerk, websiteontwikkeling, online advertenties en promotiemateriaal.
- Beroepsvereniging en lidmaatschapskosten: Contributie voor beroepsverenigingen, vakliteratuur en professionele ontwikkeling.
- Verzekeringen: Aftrekbaar zijn onder andere aansprakelijkheidsverzekeringen, beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen en arbeidsongevallenverzekeringen.
- Diensten van externe professionals: Kosten voor boekhouding, belastingadvies, juridisch advies en consultancy.
- Kantoorbenodigdheden: Kosten voor papier, pennen, kantoorartikelen en kleine apparatuur.
- Rente- en financieringskosten: Rente op zakelijke leningen en financieringskosten voor bedrijfsmiddelen.
Het is belangrijk om de vereisten van de fiscale wetgeving in België te volgen en alle noodzakelijke documentatie bij te houden, zoals facturen en bonnen, om de aftrekbaarheid van de beroepskosten te onderbouwen.
Een onderneming met een jaarlijkse omzet die de € 25.000,- niet overschrijdt, is een kleine onderneming. Zo’n onderneming kan desgewenst ‘genieten’ van een btw-vrijstelling. Waarom schrijf ik ‘genieten’? Omdat die regeling een aantal kostenbesparende voordelen heeft, zoals geen periodieke btw-aangiften indienen. Je onderneming moet dan geen btw aanrekenen aan klanten, maar mag omgekeerd natuurlijk ook geen btw voor aankopen aftrekken. Tot eind 2024 kon je de overstap naar deze vrijstelling enkel op 1 januari en 1 juli aanvragen. Sinds 2025 hoef je niet meer te beslissen aan het begin van het jaar of een half jaar wachten om te kunnen overstappen. Voortaan kan je dat in ieder kwartaal van het jaar volgend op het kalenderjaar waarin de omzet van € 25.000,- niet overschreden werd. De kennisgeving van de overstap moet wel uiterlijk een halve maand voor het nieuwe kwartaal (dus op 15 maart, 15 juni, 15 september of 15 december) gedaan worden. Je doet de kennisgeving via MyMinfin, toespassing e604. #boekhouding #kleineonderneming #btw #btwvrijstelling #accountant #MyMinfin #FinaSense
Stroom is niet goedkoop, dat is geen nieuws, dus een tegemoetkoming van de werkgever is altijd welkom. Alleen bleek dat voor de fiscus een ingewikkeld verhaal. Vroeger moest een werkgever de reële laadkosten aantonen, wat natuurlijk vaak voor hoofdpijn zorgde. Vanaf 1 april 2025 wordt het beduidend eenvoudiger en mag je werkgever in Vlaanderen tot 31,94 eurocent per kWh vergoeden. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 35,84 en in Wallonië 36,17. (De fiscus spreekt van een addendum om op een simpele manier telkens weer aanpassingen te kunnen maken, maar daar is voorlopig nog geen spoor van te vinden.) Sommige bedrijven hanteren een eigen systeem of hebben zelf een bedrag bepaald, het is echter wel belangrijk om niet hoger te gaan dan het bovengenoemde bedrag om geen problemen te krijgen met de FOD Financiën of de RSZ. Is dat wel het geval, dan riskeer je een herkwalificatie als loon en moeten daar belastingen en sociale bijdragen op betaald worden.
Je gaat er weliswaar niet rijk van worden en ik vrees dat je werknemer voor het forfait van de nachtvergoeding onder een brug moet slapen, maar goed, ik maak de regels niet, ik deel ze alleen mee. Dus: don't shoot the messenger! Als je wel eens een klant bezoekt, een opleiding buitenshuis volgt, … kortom, als je wel eens een dienstverplaatsing maakt, dan kan je vennootschap je daarvoor een vergoeding uitkeren. Een dagvergoeding kan uitgekeerd worden als je minstens zes uren weggeweest bent. Het totaal dus van de verplaatsingstijd, middagpauze en de tijd bij je klant. De vergoeding dient in principe om je kosten voor een middagmaal te dekken, sinds 1/03/2025 maximaal € 21,22 per dag . De vergoeding is dan volledig aftrekbaar voor de vennootschap en je wordt er niet op belast. Je moet ze wel vermelden op de fiscale fiche 281.20 (rubriek 20). Ben je beroepsmatig bijna dagelijks op de baan, dan kan je maximaal 16 keer per maand zo’n vergoeding krijgen. Dat is dus € 339,52 per maand . Bij een maandforfait hoef je wel niet meer aan te tonen dat je verplaatsingen langer dan zes uren duren. Moet je wel eens overnachten ? Als dat binnen België is, kan je vennootschap ofwel de hotelfactuur overnemen, ofwel eveneens een forfaitaire vergoeding van maximaal € 159,17 uitbetalen. Ook je medewerker kan zo’n vergoedingen krijgen, maar de RSZ gaat niet akkoord met de forfaits van de fiscus. Hier gelden dus andere tarieven: dagvergoeding € 17,00 en nachtvergoeding € 35,00 (voor avondmaal, logies en ontbijt). Voor je medewerker neem je dus beter de hotelfactuur over dan hem een nachtvergoeding uit te keren. Vermeld de vergoedingen op fiscale fiche 281.10 (rubriek 27a). Ben je in een kalenderjaar 40 dagen of meer op een specifieke plaats (een klant bv.), dan is dat voor de fiscus een vaste plaats van tewerkstelling. Hier kan je dan geen dagvergoeding voor uitkeren. Je combineert een dagvergoeding ook best niet met een maaltijdcheque, want dat moet verrekend worden met het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque. Andere kosten zoals een taxi of een parkeerticketje mogen apart terugbetaald worden. #updatedagvergoeding #dagvergoeding #updatenachtvergoeding #nachtvergoeding #boekhouding #belgie